Rechtskonforme Kommunikation für das digitale Zeitalter

Der Unified-Communications-Experte Ferrari electronic geht auf der CCW 2020 mit zwei Neuentwicklungen seines umfangreichen Portfolios innovativer Kommunikationslösungen an den Start: Das seit Ende 2019 verfügbare Major Release OfficeMaster Suite 7DX feiert auf der CCW seine Messe-Premiere. Darüber hinaus ist noch vor dem offiziellen Produktlaunch ein Blick auf die neue Version der Mitschnittlösung OfficeMaster CallRecording möglich. Beide Produkte machen den Weg frei für einen zeitgemäßen Kundendialog im digitalen Zeitalter und ermöglichen ein rechts- und manipulationssicheres Management von Dokumenten und Tonaufzeichnungen.

OfficeMaster CallRecording V5 erfüllt rechtliche Vorgaben des Taping

Als Mittel der Qualitätssicherung ist der Telefonmitschnitt in vielen Branchen längst etabliert. Im Sinne eines besseren Anlegerschutzes und zur Erhöhung der Transparenz wird das sogenannte Taping in diesem Jahr auch für Anlageberater und -vermittler Pflicht, Voraussetzung ist allerdings die lückenlose Einhaltung bestimmter rechtlicher und regulatorischer Bedingungen. So darf eine Mitschnittlösung nur aufzeichnen, was sich auf das Anlagegeschäft bezieht, beratungsfreie Bereiche sind ausgeschlossen.

OfficeMaster CallRecording erfüllt diese Vorgaben über auswählbare Voreinstellungen, sogenannte Prefilter. Sie ermöglichen es, einzelne Nummern oder feste Zeiträume vom Mitschnitt auszuschließen. Damit erfüllt die Lösung alle technischen und rechtlichen Vorgaben wie sie z. B. für MiFID II gefordert werden. Sicherheitsvorkehrungen gegen missbräuchliche Nutzung und Manipulationsversuche realisiert die Lösung über einen Passwortschutz, verschlüsselte Speicherung und eine rollenbasierte Anwenderoberfläche. Eine Fingerprint-Funktion weist auf nachträgliche Veränderungen der Mitschnitte hin.

Darüber hinaus bietet die neue Version von OfficeMaster CallRecording erstmals eine Nutzerverwaltung, welche die Authentifizierung von Usern und Usergruppen durch das Active Directory unterstützt, die Verwaltung der Mitschnitte vereinfacht und ein zentrales Rechte- und Sicherheitsmanagement für alle angebundenen Clients erlaubt. Die Verwaltung der Mitschnitte ist dank des integrierten Mitschnitt-Finders äußert komfortabel: Gespeicherte Aufnahmen können mühelos gesucht, abgehört, versendet, archiviert und vom Administrator gelöscht werden.

Das modulare System von OfficeMaster CallRecording lässt sich einfach und schnell in bereits bestehende TK-Systeme integrieren. Auf diese Weise können Telefonate einfach und rechtssicher in den eigenen Räumlichkeiten und unter Verwendung der eigenen Kommunikationslösung mitgeschnitten und für mehrere Jahre verwaltet werden.

OfficeMaster Suite 7DX – Voicemail kompatibel mit zahlreichen Messaging-Systemen

Datensensitive Branchen wie die der Call- und Service-Center stehen in der Pflicht, Kundennutzen zu stiften und zugleich absolut vertrauenswürdig zu arbeiten. Dies gilt sowohl für den persönlichen Direktkontakt als auch für den Dokumentenaustausch mit Drittparteien. Beste Voraussetzungen hierfür schafft das neue Major Release OfficeMaster Suite 7DX. Mit dieser Software verbinden Unternehmen ihr E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer echten, manipulationssicheren Unified-Communications-Lösung.

OfficeMaster Suite 7DX ist in der DMZ aufgestellt, ein Internetzugang oder eine Cloudanbindung sind damit nicht zwingend notwendig. Darüber hinaus lässt sich die Software problemlos an Microsoft Exchange anbinden. Dies kommt insbesondere den Anwendern von Microsoft Exchange 2019 entgegen, das über keine eigene Voicemail-Funktion verfügt. OfficeMaster Suite 7DX ist ab Werk mit diesem Feature ausgestattet, welches sich in zahlreiche Messaging-Systeme integrieren lässt und damit insbesondere eine perfekte Ergänzung für Microsoft Exchange 2019 darstellt.

Next Generation Document Exchange – rechtssicherer Dokumentenaustausch

Die markanteste Neuerung der OfficeMaster Suite 7DX ist Next Generation Document Exchange (NGDX) für einen rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen. NGDX übermittelt Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End als PDF an den Empfänger. Quittiert wird die erfolgreiche Übermittlung mit einem qualifizierten Sendebericht, der selbst vor Gericht Bestand hat und zeigt, welche Dokumente bereits versendet und empfangen wurden. Für Branchen, die der Archivierungspflicht unterliegen, ist dies eine große Erleichterung, da der bislang notwendige Einsatz teurer WORM-Speichersysteme entfällt.

NGDX basiert auf aktuellen ITU-Kommunikationsstandards und lässt sich durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie vertrauenswürdig absichern. Zusätzlich kann ihre End-to-End-Übertragung verschlüsselt oder digital signiert werden. Für geschäftskritische Dokumente besteht die Möglichkeit eines “digitalen Einschreibens mit Rückschein”. Damit ist NGDX neben dem Fax die erste rechtssichere Alternative zur E-Mail. Das Feature ist mit allen E-Mail- und Web-Clients sowie Microsoft Exchange 2019 und Notes kompatibel und nach Einrichtung der Telefonverbindung sofort funktionsfähig. Eine Kopplung an mobile Endgeräte ist ebenfalls möglich.

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