Lizenzmanagement: Geld sparen und Risiken minimieren

In zahlreichen Unternehmen wird das Management von Software-Lizenzen als lästiges Übel angesehen. Dabei kann ein fahrlässiger Umgang mit Lizenzen folgenreich sein. Denn nach Einschätzung von Gartner-Analysten werden jährlich mindestens zwei Drittel aller Unternehmen einer Lizenz-Plausibilisierung unterzogen. Nicht zuletzt deshalb empfiehlt sich die Einführung einer professionellen Compliance- Management-Lösung.

Doch noch immer ignorieren viele Unternehmen die Notwendigkeit oder betreiben ihr Lizenzmanagement über unzureichende Tabellenübersichten. Dass dies nicht den Dokumentationsanforderungen der Hersteller entspricht, liegt auf der Hand. Deshalb müssen sich die Verantwortlichen damit auseinandersetzen, wie sie ihr Lizenzmanagement transparent und revisionssicher zugleich gestalten können.

Risiko Nr.1 : Software-Audits

Sobald ein Softwarehersteller mögliche Lizenzverletzungen prüfen möchte und sich bei einem Unternehmen meldet, ist es zu spät, denn die Deinstallation oder das Nachkaufen von Lizenzen wird in diesem Fall nicht mehr anerkannt. Wer für ein transparentes Lizenzmanagement sorgt, das sowohl Clients als auch Server und mobile Geräte einschließt, ist gewappnet. Eine solche Komplexität lässt sich aber keineswegs in Textdokumenten oder Tabellen abbilden. Die vielschichtigen Vertragsinformationen, lokale Installationen und virtuellen Zugriffe auf moderne Software-Lösungen lassen sich nur mit professionellen Lizenzmanagement-Tools in den Griff bekommen.

Prozess-Analyse ist das „A & O“

Doch mit dem Tool allein ist es nicht getan. Nach Expertenmeinung beruht eine erfolgreiche Software-Compliance zu Dreivierteln auf effektiven Prozessen. Deshalb empfiehlt sich bei Einführung eines Tools unbedingt darauf zu achten, dass es der Querschnittsfunktion des Lizenzmanagements gerecht wird. Bei einem effektiven SAM (Software Asset Management) Tool kommt es darauf an, die Prozesse vom Endbenutzer bis zur Lizenzverwaltung zu automatisieren. Die Abläufe beinhalten neben der eigentlichen Lizenzbilanzierung etwa auch die Genehmigung der verursachten Kosten durch den Abteilungsleiter, die technische Bereitstellung und Nutzungsvermessung, die Integration des Service und Change  Managements.

Integratives Lizenzmanagement sorgt für Software-Compliance

Unternehmen, die sich um ihre Compliance sorgen, sollten sich also aus der Deckung wagen und ihr Lizenzmanagement auf die nächste Stufe heben. Bei der Auswahl sollte unbedingt auf die Ganzheitlichkeit der Lösung geachtet werden. Sie sollte Compliance in allen physischen, virtuellen, mobilen und Cloud-Umgebungen gewährleisten, Prozesse automatisieren und sicherstellen, dass die Kosten für Hardware, Software- und Servicelizenzen sowie die dazugehörigen Verträge transparent sind. Vor allem durch einen hohen Automatisierungsgrad lassen sich positive Nebeneffekte erzielen: Jederzeit stehen präzise Informationen über die technische Softwarebereitstellung zur Verfügung, der daraus resultierende Lizenzbedarf lässt sich per Knopfdruck ermitteln und die neu gewonnene Transparenz ist die optimale Grundlage für reibungslose Audits, Kaufentscheidungen und Vertragsverhandlungen.

Matrix42 beim SAMS 2016 Kongress in Berlin

Auch dieses Jahr ist Matrix42 bei der SAMS, Europas größtem SAM-Kongress, in Berlin (25.-26. Februar 2016) dabei. Torsten Boch präsentiert zum Thema „Lizenzmanagement für Serversoftware in der Praxis – Komplexitäten, Automatismen und Nachvollziehbarkeit“ und steht gerne auch für persönliche Fragen zur Verfügung.

Autor: Torsten Boch, Senior Product Manager bei Matrix42
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