ISO 20022 – der neue Standard im Zahlungsverkehr

Warum Unternehmer gefordert sind

Die grösste Umstellung im Schweizer Finanzwesen steht vor der Tür: PostFinance und Banken vereinheitlichen ihren Zahlungsverkehr und tragen so zu einem schnellen, effektiven und standardisierten Verfahren innerhalb des Schweizer Finanzplatzes bei. Was bedeutet die Umstellung für KMU? Und was ist konkret zu tun?

Von der Umstellung im Schweizer Zahlungsverkehr sind alle und alles betroffen: Von der Einzelperson bis zum Grossunternehmen, vom Einzahlungsschein bis zum Kontoauszug. Gerade Schweizer KMU ist jedoch die Dringlichkeit der Umstellung noch nicht bewusst. Um die nötigen Anpassungen rechtzeitig vorzunehmen, muss das Thema aber so rasch als möglich angepackt werden.

Wieso ISO 20022?

Im März 2012 lanciert die EU das Projekt SEPA (Single Euro Payments Area), welches die weltweite Vereinheitlichung von bargeldlosen Zahlungen zum Ziel hat. Bereits im August 2014 wird das System in der EU, im Oktober 2016 dann auch in der Nicht-EU, inkl. der Schweiz, eingeführt. SEPA basiert auf einem neuen Standard: ISO 20022. Dieser neue internationale Standard für den elektronischen Datenaustausch in der Finanzbranche, der weltweit und insbesondere in Europa eine immer wichtigere Rolle einnimmt, gilt ab Juli 2018 als ISO 20022-CH auch in der Schweiz.

Aus zwei Systemen wird eins

Bisher gab es in der Schweiz zwei Zahlungssysteme: Das der PostFinance und das der Banken. Nun werden sie, unter der Leitung von SIX Interbank Clearing, grundlegend harmonisiert und gleichzeitig auf die neuen Standards ausgerichtet. Ziel der Harmonisierung ist es, die Effizienz im Zahlungsverkehr zu steigern, Fehler und Verzögerungen zu verhindern und daraus folgend Kosten zu sparen. Die erhöhte Transparenz dient ausserdem der weltweiten Bekämpfung der Geldwäscherei sowie der Terrorismusfinanzierung. Als erstes Institut hat PostFinance den neuen Zahlungsstandard bereits per 1. Januar 2018 eingeführt und gibt so bei der Planung und Umsetzung der Umstellung den Takt an. Redaktioneller Beitrag ISO 20022 Januar 2018

Die Umstellung betrifft alle

Der Zahlungsverkehr, und somit ISO 20022, betrifft Finanzinstitute, Unternehmen und Kunden (vgl. Abbildung 2). Vom Endkunden bis zum Grossunternehmen sind deshalb alle Akteure der Schweizer Wirtschaft von dieser umfassenden Umstellung betroffen. Überweisungen, Lastschriften, Avisierung und Reporting aber auch Einzahlungsscheine werden auf das neue System angepasst. Um mit der neuen Zahlungsnorm ISO 20022 arbeiten zu können, müssen Schweizer Unternehmen deshalb ihre Abläufe und Software entsprechend aktualisieren. SIX plant, den Harmonisierungs-Prozess bis 2020 abzuschliessen. Spätestens dann müssen alle Formate vereinheitlicht sein, damit der Informationsaustausch reibungslos funktionieren kann.

Softwareanbietern kommt zentrale Rolle zu

Softwareanbietern wie Sage kommt die Rolle als elementares Bindeglied zwischen Banken, PostFinance und Firmenkunden zu. Sie sind erste Ansprechpartner für Unternehmen und gehen aktiv auf ihre Kunden zu, um die Umstellung innerhalb des knapp bemessenen Zeitraums optimal zu begleiten. Gemeinsam entwerfen sie einen Zeitplan, damit die Umstellung in den einzelnen KMU reibungslos vonstattengeht. Dabei sind sie von detaillierten Informationen und Fristen der Finanzdienstleister abhängig, damit sie die notwendigen Anpassungen in den Betrieben und der dort verwendeten Software rechtzeitig vornehmen können. Praxisbeispiele zeigen, dass die frühzeitige Implementierung der neuen Standards und der laufende Austausch zwischen KMU, Bank und Softwareanbieter (vgl. Interview Thomas Holderegger) am effizientesten zum Ziel führen.

Chancen für Unternehmen

Die Umstellung auf ISO 20022 ist gerade für KMU eine Herausforderung, bietet aber auch grosse Optimierungschancen für Unternehmen jeder Grösse. Durch die einheitlichen Zahlungssysteme können Erfassungsfehler, Rückfragen und Rückweisungen durch Banken verhindert und somit administrativer Aufwand verringert werden (vgl. Box 1). Pascal Born, Projektleiter für ISO 20022 bei Sage erklärt, dass die vereinheitlichten wirtschaftlichen Prozesse, beispielsweise das vereinfachte Cashmanagement, die verbesserte Datenqualität oder diverse Automatisierungsmöglichkeiten, grosse Vorteile mit sich bringen. Durch die standardisierten Auftrags- und Statusmeldungen und die einheitliche Validierung von Zahlungen wird sowohl in der IT als auch in der Buchhaltung wertvolle Zeit gespart und die Effizienz gesteigert (vgl. Interview). Redaktioneller Beitrag ISO 20022 Januar 2018

Was ist konkret zu tun?

Um mit den neuen Standards arbeiten zu können, benötigen sowohl KMU als auch Grossunternehmen eine Buchhaltungssoftware, die den neuen ISO 20022 Standard unterstützt. Auch die eingesetzte Hardware muss gegebenenfalls aktualisiert werden. Der Softwarepartner und die interne IT-Abteilung ist deshalb bei der Umstellung der Abläufe die erste Anlaufstelle.

Wichtig ist weiter, dass das KMU bei seiner Hausbank abklärt, inwieweit sie die neuen ISO-20022-Formate unterstützt, wann die Migration geschehen wird und wie konkret vorgegangen werden muss. Sobald diese Informationen eingeholt sind, sollte man sich an die Planung und Budgetierung der Umstellung machen, damit alle Anpassungen rechtzeitig vollzogen werden können.

Wird die Software nicht rechtzeitig angepasst, so werden Unternehmen faktisch zahlungsunfähig. Die alten Formate können von den Banken schlicht nicht mehr verarbeitet werden. Eine rechtzeitige Planung der Umstellung ist deshalb unbedingt nötig.

Fazit

An der Umstellung auf den neuen ISO-20022-Standard führt kein Weg vorbei. Banken, PostFinance, Unternehmen, Softwarenanbieter und Endkunden sind aufeinander angewiesen, um die Umstellung möglichst reibungslos zu vollziehen. ISO 20022 sollte aber nicht nur als Aufwand verstanden werden, denn das vereinheitlichte Zahlungssystem bietet echte Chancen: Fehlerquellen werden eliminiert, der administrative Aufwand verringert sich und die Kosten können gesenkt werden. Wer die Umstellung rechtzeitig in Angriff nimmt, kann der Umstellung deshalb positiv entgegensehen.

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