Digitalisierung im Büro: Das Streben nach papierlosen Prozessen

Kostenersparnisse, Umweltschutz, Effizienzsteigerung: Die Argumente für digitale Workflows sind zahlreich. Viele Firmen tun sich mit der Umsetzung schwerer als nötig. Wie mühelos und komfortabel ein papierloses Büro jedoch sein kann, zeigen wir Ihnen im folgenden Artikel.

Digitale und papierlose Prozesse sorgen nicht nur auf Bundesebene – beispielsweise mit dem Thema e-Voting – für Gesprächsstoff. Auch Unternehmen wollen ihre Abläufe vermehrt digitalisieren und ihr Papier- und Druckvolumen Schritt für Schritt verkleinern. Dies unterstreicht auch eine von Econsultancy und Adobe durchgeführte Erhebung zum Thema «Digitale Trends 2017 in der IT-Branche». Bei dieser Studie kamen rund 500 befragte IT-Manager aus ganz Europa zu Wort. Es zeigte sich, dass die IT-Experten das Potential digitaler Technologien und deren Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse erkennen und als prioritär einstufen. So wurde die Umstellung auf papierlose, durchgängig digitale Workflows als eines der häufigsten Vorhaben für die Zukunft genannt.

Effizienzsteigerung durch digitale Formulare und Signaturen

Zwecks rechtsgültiger Unterzeichnung werden heutzutage immer noch viele Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Mit digitalen Formularen, einer automatisierten Dokumenten- oder Vertragsgenerierung und einer Digitalsignatur lassen sich solche Prozesse in schnellen und rechtlich bindenden digitalen Workflow verwandeln. Firmen profitieren somit von geringeren Papierkosten und Durchlaufzeiten bei höherer Sicherheit.

Dokumente online verwalten

Ein weiterer relevanter Prozess für Unternehmen ist es, die Dokumentenverwaltung komplett ins Netz zu verlagern. Durch die Online-Verwaltung kann mobil und geräteunabhängig gearbeitet werden. Mitarbeitende müssen Dokumente nicht mehr physisch ablegen, sondern können diese einfach, sicher und wiederauffindbar online bewirtschaften. Für ein Unternehmen ist es jedoch wichtig, die Kompatibilität zwischen den verschiedenen Geschäftsanwendungen sicherzustellen. Bei Adobe setzen wir daher auf ein breites Partnernetzwerk: Unsere Adobe Lösungen sind mit Business-Applikationen wie ERP, CRM und HR-Systeme führender Unternehmen kombinierbar.

Ganzheitliche Lösungen bieten Unterstützung

Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist es, vorhandene Prozesse zu überdenken und zu optimieren. So werden beispielsweise in bereichsübergreifenden Schnittstellen, wie dem HR, viele Dokumente ausgedruckt und physisch weitergereicht. Eine grosse Hilfestellung für Unternehmen bieten bewährte Lösungen, wie beispielweise die Adobe Document Cloud für Dokumenten-Handling und digitale Signaturen oder der Adobe Experience Manager Forms für digitale Formular- und Dokumentenprozesse. Anbieter solcher Lösungen unterstützen Firmen im Veränderungsprozess zusätzlich mit ihrer langjährigen Erfahrung. So fassen Unternehmen Vertrauen in die neuen papierlosen Abläufe und erleben einen gelungenen und bequemen Start in ihre digitale Zukunft. www.adobe.com

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Autor:

Angelo Buscemi ist Country Manager (Switzerland & Austria) bei Adobe Systems

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