Bild: Digitalstock/B. Jusifi

Digitale Daten sicher verwalten

Die IT hat Geschäftsprozesse beschleunigt, Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar gemacht und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht. Viele Unternehmen führen ihr Archiv bereits in digitaler Form. Und immer mehr lagern dieses an einen externen Cloud-Anbieter aus.

Die Schweizer Wirtschaft befindet sich im Wandlungsprozess der Digitalisierung. Dass die digitale Transformation bereits greift, sieht man daran, dass Systeme für die elektronische Erfassung und Archivierung von Dokumenten immer gefragter sind. Moderne Enterprise-Content-Management(ECM)-Systeme gewährleisten die rechtskonforme Aufbewahrung, Routinearbeiten sind wesentlich einfacher geworden.

Effizienz in der Informationsflut

Angesichts der wachsenden Datenflut, mit denen Unternehmen täglich konfrontiert sind, ist ein ECM-System ein wichtiges Tool für den Unternehmenserfolg. «Sie lassen sich über eine serviceorientierte Architektur flexibel in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen, wie etwa das Enterprise Resource Planning (ERP), integrieren», weiss Helmar Steinmann, Niederlassungsleiter der ELO Digital Office CH AG. Standardisierte Geschäftsprozesse können so in einer zentralen Plattform transparent abgebildet, optimiert und automatisch gesteuert werden. Zudem sichern sie abteilungsübergreifend den Kommunikationsfluss und vereinfachen die Zusammenarbeit.

Auslagern in die Cloud

Als Speicher für das digitale Archiv kann eine Festplatte, der Firmenserver oder eine Cloud dienen. Clouds ermöglichen es, Unmengen von Daten kostengünstig zu speichern. Die Anbieter stellen über ein Rechnernetz ihre IT-Infrastrukturen zur Verfügung, wie etwa Rechnerkapazität und Anwendungssoftware. Für die Nutzer entfallen so die Investitionskosten von Einrichtung und Betrieb eines lokalen Datenspeichers.

An der Sicherheit darf für geschäftsrelevante Daten allerdings nicht gespart werden. Mit der Implementierung eines ECM-Systems spart man bereits sehr viel Zeit und Geld. Wer seine Daten an einen Cloud-Dienst auslagern möchte, sollte einen Anbieter aus demselben Rechtsgebiet und eine «Private Cloud» wählen, die durch eine besondere Verschlüsselung und einen eingeschränkten Zugriffsradius abgesichert ist.

Kontakt:

Helmar Steinmann ist Niederlassungsleiter der ELO Digital Office CH AG
www.elo.swiss

Download (PDF, 626KB)

 

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