„Bring your own Cloud“ – der nächste Trend?

Marktbeobachtern zufolge werden Sync- und Sharing-Dienste wie Google Drive, SharePoint oder Dropbox Anwendern bald unbegrenzte Speicherkapazitäten zur Verfügung stellen – kostenlos. Bereits heute nutzen Millionen von Mitarbeitern diese Plattformen auch als Ablage für Unternehmensdaten, unabhängig davon, ob dieses Vorgehen von der IT legitimiert wurde oder nicht. Damit wird das Dokumentenmanagement in Unternehmen zu einer nicht kontrollierbaren Umgebung.

Wie können sich Unternehmen auf diesen Trend vorbereiten?

Unternehmen muss klar sein, dass sich diese Entwicklung nicht einmal mehr von der IT-Abteilung verhindern lässt und entsprechende Vorbereitungen getroffen werden müssen. Dabei stellen sich die Fragen, welche Daten es tatsächlich zu schützen gilt und welche Lösung zum Einsatz kommen soll. All-in-one-Pakete eignen sich dafür kaum. So muss zunächst klar sein, ob Daten oder Endgeräte geschützt werden sollen.

Entsprechend müssen sich IT-Teams frühzeitig mit der Planung des Kommunikationsprozesses auseinandersetzen. Die Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen im Unternehmen ist ein unerlässlicher Teil dieses Prozesses. Nur so lässt sich eine Botschaft unternehmensübergreifend vermitteln.

Dabei können etwa das interne Marketing und Trainings genutzt werden, um auf die Vorzüge der neuen Lösung aufmerksam zu machen. Zudem sollten Richtlinien eingeführt werden, um die benötigten Massnahmen zu standardisieren. Mitarbeiter sind sich oft der internen Datenschutzrichtlinien nicht bewusst. Hier hilft häufig schon Aufklärung, um Compliance-Standards zu erreichen.

Worin liegen die Vorteile, Mitarbeitern die Services von FileSharing-Diensten zur Verfügung zu stellen?

Die Vorteile sind Datensicherheit, Mobilität, erhöhte Produktivität sowie verbesserte Nutzerfreundlichkeit, um nur ein paar zu nennen. 

Was wirkt sich besonders nachteilig auf die IT-Sicherheit aus?

Die grössten Schwierigkeiten sind der Verlust von geistigem Eigentum und internen Informationen, wie Finanz- und Personaldaten. Hinzu kommen Datenverluste, die zu Verletzungen des Persönlichkeitsrechts führen, und kompromittierte Kundendaten. Auch kann es zu Verletzungen von Regulierungsmassnahmen im Gesundheitswesen, bei Finanzdienstleistungen und ähnlichen Branchen kommen.

Wie lässt sich die Nutzung dieser Cloud-basierten Tools managen und kontrollieren, wenn Mitarbeiter zum Beispiel ihre eigenen Endgeräte zum Arbeiten einsetzen?

In solchen Fällen müssen Unternehmen IT-Lösungen verwenden, die auf den Schutz und das Management von Daten und nicht von Endgeräten ausgelegt sind. Denn in einem „Bring your own Device“-Umfeld können sich IT-Verantwortliche nicht auf traditionelle Mittel verlassen, etwa um Geräte zu sperren.

Stattdessen sollten Unternehmen in der Lage sein, ein Arbeitsumfeld mit sicherer IT-Ausstattung zu bieten und gleichzeitig bereits vorhandene Mittel zu integrieren.

Oftmals lagern Daten an verschiedenen Orten – etwa auf Fileservern oder in privaten und öffentlichen Clouds. Eine Datenmanagementlösung, die die bereits vorhandenen Ablagen integriert, reduziert nicht nur die Einführungszeit, sondern erleichtert später die Entscheidung über die Speicherorte.

Wie können Organisationen ihre Anwender weiterbilden und passende Richtlinien rund um diese Werkzeuge gestalten?

Unternehmen sollten Klassifizierung von Unternehmensdaten in Erwägung ziehen. Denn nicht jeder Datensatz muss auf die gleiche Art und Weise behandelt werden.

Realistische Richtlinien zum Schutz der Unternehmensdaten sind ebenso wichtig wie die Notwendigkeit, extrem sensible Daten anders als die restlichen Daten zu schützen. Und das sollte auch an Mitarbeiter kommuniziert werden – etwa indem das Thema Datenschutz in die regelmässig stattfindenden Onboardings und Trainings integriert und aktuell gehalten werden.

Wie können Unternehmen professionelle Alternativen zu kostenlosen Cloud-Tools finden?

Die besten Lösungen kombinieren zuverlässige Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit mit solidem Management und Audit-Kontrollen auf der IT-Seite. Dabei sollen Unternehmen am besten eine Lösung wählen, die verschiedene Plattformen unterstützt. Vor allem dann, wenn Mitarbeiter unterschiedliche (private) Endgeräte im Einsatz haben. Zudem soll die Lösung flexibel genug sein, um eine sichere IT-Ausstattung bereitstellen und bestehende Prozesse integrieren zu können.

Wie sieht der Markt für FileSharing in der Zukunft aus?

Die Nutzung von FileSharing-Diensten wird auch in Zukunft ein wichtiges Thema für Unternehmen sein. Vielleicht sogar noch wichtiger als derzeit. Denn Cyber-Kriminalität stellt bereits heute weltweit eine Bedrohung für Unternehmen aller Grössen, Regionen und Branchen dar. Und das wird sich sicherlich auch in der Zukunft nicht ändern. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, passende Business-Lösungen im Einsatz zu haben, die sicher, einfach zu verwalten und erweiterbar sind. Aber auch nutzerfreundlich, damit die Mitarbeiter nicht mehr in die Versuchung kommen, auf ungenügend gesicherte Dienste zuzugreifen, die sie aus dem Privatleben kennen.

Thomas Vetsch, Country Manager, Citrix Schweiz
Autor: Thomas Vetsch, Country Manager Schweiz, Citrix

 

%d Bloggern gefällt das: