Auch in der Corona-Krise: Überblick und Weitsicht statt Cloud-Aktionismus

Noch sind die langfristigen Folgen des Corona-Virus für die Weltwirtschaft nicht abzusehen. Statt aber vorschnell in verlockende Cloud-Fallen zu tappen, sollten IT-Verantwortliche jetzt die Gelegenheit nutzen und ihr Unternehmen krisensicher aufstellen. Welche fünf Vorteile On-Premises-Lizenzen insbesondere in wirtschaftlich unsicheren Zeiten gegenüber Cloud-Diensten haben, erklärt Andreas E. Thyen, Präsident des Verwaltungsrats der Lizenzdirekt AG.

Als Reaktion auf die sich derzeit abzeichnende wirtschaftliche Unsicherheit versuchen Unternehmen in allen Abteilungen Kosten zu reduzieren. In der IT werden geplante aber aktuell nicht unbedingt notwendige Projekte auf Eis gelegt. Doch Verantwortliche können noch mehr tun: Jetzt gilt es, geschäftskritische IT-Prozesse im Unternehmen nicht nur kostengünstiger, sondern auch unabhängiger aufzustellen. Eine gute Möglichkeit ist hier, statt einzig und vorschnell auf die Cloud zu setzen, weiter On-Premises-Software zu nutzen. Clevere Entscheider sehen sich dazu auf dem Gebrauchtsoftware-Markt um. Denn hier sind sowohl aktuelle als auch Vorgängerversionen, etwa von Microsoft Office, kostengünstig und bei erfahrenen Händlern rechtssicher erhältlich. Auch der Verkauf nicht mehr benötigter Lizenzen an diese Händler entspannt das Budget deutlich.

1. Abhängigkeit von Software-Herstellern und Politik reduzieren

Der Grossteil der Unternehmens-Technologien, die wir in Europa nutzen, kommt aus den USA oder Asien. Dies ist wirtschaftspolitisch schon per se kritisch zu sehen, was sich noch verschärft, wenn Kunden zudem ihre geschäftskritischen Assets und Prozesse weitestgehend in der Cloud dieser Hersteller betreiben. Cloud Services erweisen sich in der Krise aufgrund neuer Herausforderungen zwar als schnelle Lösung, bergen jedoch das Risiko eines Lock-In-Effekts. Daraus resultieren verschiedene Abhängigkeiten, mögliche Kostenexplosionen durch vereinbarte Preissteigerungen und die unternehmensweite Akzeptanz von unvorteilhaften Standardvertragsbestimmungen, wie zum Beispiel unternehmensweiten Audit-Rechten. Perspektivische Fragen kommen dabei oftmals zu kurz: Wie gehen wir mit dem Verlust der Datenhoheit um, wenn qualifizierte Daten zu anderen Providern exportiert werden? Und was ist, wenn der Vertrag endet und wir Lösungen wieder On-Premises betreiben wollen? Auch Aufgaben und technische Lösungen des Software Asset Management müssen zunächst neu gedacht werden, um die eigene Nutzung zu überwachen und somit keine bösen Überraschungen zu erleben. Hinzu kommt, dass die Software in der Cloud nurmehr als Service gewährt wird. Im Klartext bedeutet das: Stellt ein Hersteller seine Dienste ein oder beschränkt diese, können Kunden plötzlich nicht mehr auf geschäftskritische Technologien zurückgreifen. Verlangt die jeweilige Politik der genannten Länder beziehungsweise Regionen von den Herstellern zudem die Herausgabe von Daten, bleiben europäischen Kunden nur wenig Handlungsoptionen.

2. Verfügbarkeit auch bei schwierigen Rahmenbedingungen sicherstellen

Ähnliches gilt für die Verfügbarkeit von Technologien. Cloud Services brauchen eine stabile Internetverbindung, um Usern zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf alle Funktionen und gespeicherten Daten zu gewähren. Fällt diese wegen Störungen aus oder haben Mitarbeiter im Home-Office kein funktionierendes Netzwerk, kann das im schlimmsten Fall zu schwerwiegenden Betriebsausfällen führen. Zudem besteht die Gefahr, dass einem Unternehmen bei Liquiditätsengpässen der Zugriff auf den Cloud-Dienst verweigert wird, wenn zum Beispiel die monatlichen Mietgebühren ausbleiben. Bei On-Premises-Software hingegen liegt der Zugang zu Software und Unternehmensdaten jederzeit in der eigenen Hand, da diese sowie die zugehörigen Backups im eigenen Rechenzentrum vorgehalten werden.

3. Sensible Daten vor unbefugten Zugriffen schützen

Nach wie vor ist auch die Sicherheit von sensiblen Daten ein wichtiges Thema bei der Entscheidung für oder gegen einen Cloud-Dienst. Wer sich zum Schritt in die Cloud entscheidet, gibt Informationen in die Obhut anderer und meist ausserhalb der EU ansässiger Konzerne – wo unter Umständen weniger strenge und durchsetzungsstarke Datenschutzrichtlinien gelten. Bei Unternehmen kritischer Infrastrukturen (KRITIS), wie Banken, Krankenhäuser oder Behörden, verlangt die Beachtung von strengen datenschutzrechtlichen Massgaben und regulatorischen Vorgaben grosse Zurückhaltung gegenüber Cloud-Diensten.

4. Cloud Services meist teurer

Anbieter von Cloud-Diensten werben oftmals mit den günstigen Preisen ihrer Abo-Modelle. Das führt nicht selten dazu, dass ein Fachbereich kurzerhand einen neuen Service abonniert und Standard-Vertragsbedingungen akzeptiert. Bei genauerer Betrachtung ist insgesamt jedoch meist kein Kostenvorteil gegeben: Während bei der Anschaffung von On-Premises-Software nach einmaligem Investitionsaufwand keine weiteren Kosten anfallen, müssen Cloud-Services monatlich oder jährlich bezahlt werden. Hinzu kommen oftmals unter anderem Ausgaben für zusätzlich notwendige Security-Massnahmen und gegebenenfalls für notwendige Erweiterungen der Services – etwa zur peripheren Datenanbindung – sowie Preisanpassungsrechte der Anbieter. Addiert über die Laufzeit von mehreren Jahren entstehen so erhebliche Summen. Dies gilt umso mehr, wenn Cloud-Lizenzen auf Vorrat beauftragt werden beziehungsweise nicht im lizenzierten Umfang genutzt werden. Ausserdem: Die Hardware-Ressourcen im eigenen Rechenzentrum, in die man ja bereits investiert hat, liegen dadurch brach und verursachen weiterhin Kosten.

5. Kompatibilität mit bestehender IT-Infrastruktur im Blick behalten

Viele Unternehmen und vor allem auch Behörden arbeiten mit speziellen Fachanwendungen, die längeren Innovationszyklen unterliegen. Sollen nun Cloud-Dienste zum Einsatz kommen, müssen diese erst kostenintensiv „Cloud-ready“ gemacht werden, sonst kann es zu teuren Kompatibilitätsproblemen kommen. Und auch wenn die Applikationen erfolgreich integriert wurden, kann jedes Cloud-Update des Herstellers wieder zu kostenintensiven Problemen führen. Bei On-Premises-Software hingegen können IT-Verantwortliche selbst entscheiden, welche Programmversion sie benötigen und wann sie ein Update fahren – und entsprechend Zeit für eventuell daraufhin notwendige Feinkonfigurationen einplanen.

Fazit: Clevere IT-Verantwortliche setzen auf Gebrauchtsoftware

In wirtschaftlich unsicheren Zeiten sind besonders clevere Ausgabestrategien in der IT-Abteilung gefragt, die darauf ausgerichtet sind, geschäftskritische Prozesse auch unter erschwerten Bedingungen aufrechtzuerhalten. Cloud Services erweisen sich oftmals in der Hektik als schnelle Lösung, bergen jedoch das Risiko eines Lock-In-Effekts mit entsprechender Abhängigkeit und negativen Nebeneffekten sowie unerkannten praktischen und vertraglichen Risiken, wie unternehmensweiten Audit-Rechten. Cloud-Modelle machen Unternehmen also in hohem Masse abhängig von Herstellern und sind unterm Strich meist teurer. Hier gilt es, den Überblick zu bewahren, weil solche Services nicht selten ausserhalb regulärer Unternehmensstrukturen und -vorgaben gerade in der derzeitigen Situation beauftragt werden.

Daher sollten IT-Verantwortliche gerade in Krisenzeiten bei Standardsoftware wie Microsoft Office auf On-Premises-Lizenzen setzen und die Weitsicht behalten. Besonders günstig sind diese auf dem Gebrauchtsoftware-Markt erhältlich. Sowohl aktuellste Versionen wie auch Vorgängerversionen, die oftmals noch für viele Jahre eine sehr gute und vollkommen ausreichende Performance bieten, sind am Markt verfügbar.

Der Handel ist seit Jahren von höchstrichterlichen Instanzen wie dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) geregelt und rechtskonform verfügbar. Mit einem erfahrenen Händler, der die Lizenzketten zuverlässig prüft, mit unabhängigen Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern zusammenarbeitet und Kunden Haftungsfreistellungen bietet, gehen Unternehmen auch kein Risiko ein. Auch der Verkauf eigener nicht mehr benötigter Software kann in der Krise viel wert sein.

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