Zusammenarbeit in Unternehmen, B2C und B2B neu definiert

Moderne Kollaborationsplattformen unter Verwendung von Rights Management Services und elektronischen Signaturen garantieren den effizienten und sicheren Austausch von Daten.

Bekannte Anforderungen …

Sicher, strukturiert, klassifiziert und nachvollziehbar sollen Informationen innerhalb von Unternehmen, im Bereich B2B und B2C ausgetauscht werden. Darüber hinaus soll berücksichtigt werden, dass Business-Anforderungen, Organisationseinheiten, Prozesse oder Teams dynamischen Wechseln unterzogen sind.

Im Weiteren muss die Integrität und Vertraulichkeit sensibler Daten jederzeit und überall gewährleistet sein. Dies gilt für Daten, die innerhalb eines Unternehmens, auf mobilen Geräten oder in der Cloud gespeichert werden. Zudem soll es die Möglichkeit geben, Genehmigungs- oder Freigabeprozesse innerhalb von Unternehmen oder Vertragsabschlüsse über Unternehmensgrenzen hinweg, sicher und nachvollziehbar umzusetzen.

… neu und effektiv umgesetzt

Die folgend aufgeführten Schlüsseltechnologien ermöglichen es, die zuvor genannten Anforderungen effektiv umzusetzen. In Kombination eingesetzt bieten sie Eigenschaften, die mit traditionellen Lösungsansätzen nicht abgebildet werden können. Die Technologien sind verfügbar und erprobt und kommen in verschiedenen Unternehmen bereits zum Einsatz.

Kollaborationsplattformen on prem…

Moderne Kollaborationsplattformen wie beispielsweise SharePoint werden genutzt, um Workflows oder strukturierte Ablagesysteme abzubilden. Sie ersetzen mehr und mehr den Austausch von Daten per E-Mail oder Fileshares.

Über Identity- und Access Management Systeme werden Benutzer auf Projekt-, Team- oder Themenräume berechtigt, um die entsprechenden Daten oder Prozesse zu verarbeiten oder abzuspeichern. Personalisierte Newsfeeds informieren die Benutzer über wichtige Änderungen in den jeweiligen Räumen und fordern sie gegebenenfalls zu Aktionen auf. Der Austausch von Daten per E-Mail oder Fileshares entfällt. Neue Mitarbeiter oder Teammitglieder können die Entwicklung eines Projektes von Beginn weg nachvollziehen und finden sich durch die strukturierten Ablagen und Prozesse schnell zurecht.

… und in der Cloud

Daten werden heute traditionell per E-Mail über Unternehmensgrenzen hinweg ausgetauscht. Dies ist weder sicher, noch strukturiert und erschwert auch den Einbezug von Stellvertretern oder neuen Teammitgliedern auf beiden Seiten.

Mit einer Kollaborationsplattform in der Cloud können die zuvor genannten Anwendungsfälle analog über Unternehmensgrenzen hinweg umgesetzt werden. Aufgrund der grossen Verbreitung von SharePoint und den zukunftsträchtigen Eigenschaften der Microsoft Azure Cloud bietet sich hierzu SharePoint Online an. Sobald die Kollaborationspartner ihre Entitäten im Azure AD verwalten, können die Berechtigungen zu den jeweiligen Räumen unternehmensübergreifend verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt sicher über föderierte Authentisierung, jedes Unternehmen verwaltet seine eigenen Benutzer.

Rights Management garantiert systemunabhängige Zugriffskontrolle…

Berechtigungsgruppen regeln den Zugriff auf Daten in der Kollaborationsplattform. Diese können effizient über Identity Management Systeme sowie Synchronisationsprozesse in der Azure Cloud verwaltet werden. Der Zugriff auf Daten soll aber auch ausserhalb der Kollaborationsplattform geregelt sein. Im Idealfall analog, wie wenn die Daten innerhalb der Kollaborationsplattform liegen.

Mit Rights Management kann sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen Einsicht in Daten haben, unabhängig vom Ort, der Anzahl Kopien und den Medien, worauf die Daten gespeichert sind. Im Unterschied zu anderen Technologien ist der Schutz untrennbar mit den Daten verbunden. Neben dem reinen Schutz kann über Rights Management festgelegt werden, ob spezifische Benutzer die Daten beispielsweise editieren, drucken oder an weitere Benutzer weiterleiten dürfen. Darüber hinaus können die Daten klassifiziert werden. Sobald Daten die Kollaborationsplattform verlassen, werden sie klassifiziert und unter Anwendung von Rights Management verschlüsselt. Somit wird sichergestellt, dass der Zugriff auch ausserhalb der Kollaborationsplattform analog geregelt ist.

… und ermöglicht das Tracking von Dokumenten

Mit Rights Management wird jede Datei individuell verschlüsselt. Damit eine Datei entschlüsselt werden kann, muss der jeweilig kryptografische Schlüssel von einem zentralen Server bezogen werden. Dieser prüft vorab die Berechtigung des Benutzers. Diese Eigenschaft ermöglicht es, den Zugriff auf Dokumente fortwährend aufzuzeichnen und zu prüfen. Mit entsprechenden Reports kann beispielsweise eingesehen werden, welche Benutzer in welchen Organisationseinheiten an welchen Standorten zu welchen Zeiten ein Dokument geöffnet haben oder versucht haben, es zu öffnen. Dies gibt
einem Unternehmen erstmals die Möglichkeit, die Verwendung von Daten zu analysieren.

Wird Rights Management über die Azure Cloud verwaltet und im Zusammenhang mit SharePoint Online eingesetzt, können diese Anwendungsfälle auch über Unternehmensgrenzen hinweg erfolgen.

Elektronische Signaturen sichern Nachvollziehbarkeit

Business-relevante Genehmigungs- oder Freigabeprozesse können innerhalb eines Workflows auf der Kollaborationsplattform umgesetzt werden. Oftmals müssen mehrere Personen im Vieraugenprinzip zustimmen, bevor ein Prozess weitergeführt werden kann. Analoges gilt für die Abwicklung von wichtigen Geschäftsfällen oder Vertragsabschlüssen über die Kollaborationsplattform im Bereich B2B. Da Projekträume einmal archiviert werden, muss die Zustimmung so umgesetzt werden, dass sie später unabhängig von der Kollaborationsplattform nachvollzogen werden kann.

Mit elektronischen Signaturen können Genehmigungs- oder Freigabeprozesse sowie Vertragsabschlüsse effizient auf Office- oder PDF-Dokumenten umgesetzt werden. Die elektronischen Signaturen werden innerhalb eines Workflows oder auf dem lokalen PC erstellt. Die benötigten Signaturschlüssel werden zentral verwaltet. Erhält ein Benutzer Zugang auf einen Raum in der Kollaborationsplattform, kann er automatisch auf die Signaturapplikation aufgeschaltet werden.

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Autor: René Eberhard ist CEO der Keyon AG
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