Unternehmensdaten einfach und doch sicher teilen

Mitarbeiter im Unternehmen fordern heute Software für den Umgang mit Dokumenten, die ebenso einfach und intuitiv bedienbar ist wie die bekannten Cloud Services aus dem Consumer-Segment. 

Cloud Computing mag in manchem Schweizer Unternehmen noch umstritten sein, bei den Verbrauchern hingegen hat sich die Cloud längst auf breiter Front durchgesetzt. Der durchschnittliche Konsument lässt nicht nur seine E-Mails in der Wolke hosten, sondern pflegt seine persönlichen Kontakte längst mittels Facebook, veröffentlicht Fotos auf Instagram und seine privaten Dateien speichert er in Filesharing-Diensten wie Dropbox – mal, um sie mit anderen zu teilen, mal, um jederzeit Zugriff auf sie zu haben.

Derartige Consumer-Dienste liefern damit den Referenzwert für praktisches Filesharing – und setzen damit IT-Organisationen unter Druck. Denn das hohe Mass an bequemer und einfacher Bedienung – orts- und endgeräteunabhängig – erwarten Mitarbeiter heute auch im Unternehmen. Schliesslich soll die IT sie in ihren Arbeitsabläufen bestmöglich unterstützen. Die IT-Abteilungen wiederum sind selbstverständlich verpflichtet, den brisanten Themen Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance einen wesentlich höheren Stellenwert beizumessen, als dies in Privatanwenderkreisen üblich ist.

Enterprise Filesharing

Zum Glück gibt es bereits Lösungen für dieses Dilemma. Die Anbieter von Enterprise-Filesharing-Lösungen nutzen dabei die aus dem Consumer-Segment bekannten Grundlagen gemeinsamer Dateinutzung, ergänzen dies aber um unternehmensrelevante Funktionen wie Verschlüsselung und Kontrollmöglichkeiten für die IT-Organisation: Diese kann nun detailliert festlegen, wer welche Daten wo ablegen darf.

Sogenannte «Storage Zones» (Speicherzonen) lassen sich dabei im unternehmenseigenen Netzwerk ebenso einrichten wie bei Cloud Service Providern. So lagern interne Dokumente stets verschlüsselt und abgesichert von der Firewall auf eigenem Equipment, während weniger sensiblere Informationen ebenfalls verschlüsselt sowie passwortgeschützt in der Cloud vorgehalten wird. Für Externe lassen sich beide Arten von Datenbeständen dabei bequem per E-Mail-Einladung zugänglich machen.

Besonders geschützte Speicherzonen

Vertrauliche oder gar geheime Dokumente, wie etwa der Vertrag zu einem Zusammenschluss zweier Unternehmen, erfordern zusätzliche Sicherheitsfunktionalitäten und Sicherheitsmechanismen. Hier kommen sogenannte «Restricted Storage Zones» (zugriffsbeschränkte Speicherzonen) zum Tragen. Diese sorgen dafür, dass nicht nur die Inhalte, sondern auch die Dateinamen verschlüsselt gespeichert werden, sodass zum Beispiel aus «Entwurf Zusammenschluss-Vertrag.doc» ein kryptischer, nicht nachvollziehbarer Dokumentenname wird. Derartige Dokumente liegen dann in einem gesondert geschützten Bereich innerhalb des Unternehmensnetzes, nicht in der Public Cloud. Auch das Schlüsselmanagement für die verwendeten kryptografischen Massnahmen verbleibt bei der Unternehmens-IT.

Moderne Enterprise Filesharing-Lösungen sorgen mit anspruchsvollen Schutzfunktionen dafür, dass IT-Organisationen die gesamte Bandbreite des Filesharings abbilden können: vom spontanen Teilen von Sales-Dokumenten mit Kunden und Interessenten im Vertrieb bis hin zu internen Workflows zur Bearbeitung vertraulicher Schriftstücke. Bequeme Bedienung und sicheres Arbeiten mit Dokumenten schliessen sich heute nicht mehr gegenseitig aus.

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Autor: Thomas Vetsch, Country Manager Schweiz bei Citrix
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