Schatten-IT vs. Enterprise Content Management in der Cloud

Schweizer CIOs stehen vor einer wachsenden Herausforderung: Ihre Mitarbeiter greifen für den Datenaustausch und kooperatives Arbeiten zunehmend auf private Cloud-Dienste zurück, weil ihnen keine benutzerfreundliche Enterprise Content Management (ECM)-Lösung zur Verfügung steht.

Ist der E-Mail-Anhang zu gross und lässt sich nicht mit Outlook verschicken, vergessen Mitarbeiter schnell die geltenden Unternehmensrichtlinien zum Umgang mit vertraulichen Daten und Informationen. Die iCloud, Google Drive und OneDrive sind dann die Mittel erster Wahl, und Sicherheitsbedenken werden der Bequemlichkeit geopfert. Die Verwendung dieser Cloud-Services anstatt des internen ECM setzt Unternehmen aber unzähligen Risiken aus: Veraltete Dokumentversionen geraten in Umlauf, es drohen Sicherheitslücken oder es kommt zu langwierigen Compliance-Fällen. Gleichzeitig erstellen Mitarbeiter ihre eigenen Cloud-Silos, die intern für andere Mitarbeiter nicht zugänglich sind. Wie kann es Unternehmen gelingen, die Kontrolle trotz dieser Schatten-IT zurückzugewinnen und ihren Mitarbeitern ein ansprechendes ECM zu bieten?

Die nächste Generation des ECM in der Cloud

Private Cloud-Dienste bieten zwar erste Anhaltspunkte für die Weiterentwicklung des eigenen ECM – sie sind dynamischer und anpassungsfähiger, haben eine transparente Kostenstruktur und ermöglichen die Vereinheitlichung von User Interfaces durch Standardkonfigurationen. Zuerst stellt sich aber die grundlegende Frage, ob das Unternehmen den Schritt in die Cloud und zu Software-as-a-Service (SaaS) wagt, oder sich weiterhin auf die bestehende On-Premise-Lösung verlässt.

Die SaaS-Lösung hat den Vorteil, dass durch flexible Zahlungsmodelle und tiefere Kosten für Software-Upgrades die Total Cost of Ownership (TCO) mittelfristig tiefer ausfällt. Darüber hinaus ermöglichen die erhöhte Flexibilität und Agilität eine schnellere Implementation von neuen Applikationen. Unternehmensdaten und -informationen sind für Mitarbeiter jederzeit und von einem beliebigen Ort über ihr bevorzugtes Gerät zugänglich, und es eröffnen sich neue Möglichkeiten für kooperatives Arbeiten.

Gegen den Schritt in die Cloud sprechen längerfristige Unsicherheiten in Hinblick auf die TCO insbesondere im Falle eines Vendor-Lock-in. Die Migration von bestehenden Applikationen und die Integration mit der bestehenden Legacy-IT können sich ohne minutiöse Vorbereitung in eine Kostenfalle verwandeln. Zudem muss in Betracht gezogen werden, dass Cloud-Services sich nur eingeschränkt auf individuelle Bedürfnisse anpassen lassen, und das Release-Management durch den Anbieter kontrolliert wird.

Abgesehen von den Vor- und Nachteilen ist entscheidend, welchen Herausforderungen und gesetzlichen Risiken sich ein Unternehmen ausgesetzt sieht, wenn Daten und Informationen in der Cloud gespeichert, bearbeitet und weiterverteilt werden sollen. Die Vertraulichkeit der betroffenen Daten hat entsprechend direkten Einfluss auf die Wahl des Cloud Service Providers und des Cloud-Modells – Private, Hybrid oder Public. Dabei stehen die Sicherheitszertifizierungen, die Standorte seiner Rechenzentren und die Identitäts- und Zugangsmethoden im Fokus.

Entscheidende Fragen für die ECM-Strategie

Nachdem der Entscheid für den Schritt in die Cloud und die SaaS-Lösung gefallen ist sollten sich Unternehmen bei der Erarbeitung ihrer weiteren Strategie an den folgenden grundlegenden Fragen orientieren:

  • Welche grundsätzlichen Hindernisse gibt es für den Schritt von On-Premise zur Cloud (z.B. gesetzliche Risiken) und im Anschluss bei der Implementierung (z.B. Service Level Agreements)?
  • Wie weit soll das ECM auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden und mit welchen Legacy-IT-Systemen und -Applikationen muss es kompatibel sein?
  • Welche ECM-Applikationen sind kritisch für den Geschäftserfolg oder basieren auf vertraulichen Daten und sollten deshalb On-Premise oder in der Private Cloud verbleiben?
  • Welche Applikationen fallen nicht in die obenstehenden Kategorien und können in die Public Cloud ausgelagert werden?

Ist die ECM-Strategie festgelegt, so kann den Mitarbeitern nach einer Übergangszeit eine nahtlose digitale Nutzerfahrung, welche On-Premise- und Cloud-basierte Applikationen und Daten vereint, geboten werden. Spätestens ab dann sind die Tage von iCloud, Google Drive und OneDrive gezählt.

Download (PDF, 1.6MB)

Autor: Faris Al-Badri ist Manager Sales Consulting Middleware bei Oracle Schweiz
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