Durch Nutzungsvermessung Lizenzkosten sparen

Die Bereitstellung von Software in Unternehmen ist häufig standardisiert. Viele Geräte erhalten identische Softwareprofile, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter die Anwendungen benötigt. Durch professionelle Tools und Nutzungsvermessungen können das Portfolio gestrafft und Kosten gespart werden.

Lizenzen für Software zu bezahlen, die gar nicht genutzt wird, ist Geldverschwendung. Vermieden werden kann diese Kostenfalle durch Ermittlung der tatsächlichen Verwendung und darauf aufbauenden Maßnahmen. Vor der Einführung einer Nutzungsvermessung sollten allerdings einige organisatorische Hausaufgaben gemacht werden.

Organisatorische Voraussetzungen

Wird eine Nutzungsvermessung angedacht, sind in erster Linie rechtliche Aspekte im Vorfeld zu klären. Denn die Vermessung sammelt Daten über das Verhalten der eigenen Arbeitnehmer und eventuell auch dritter Personen. Daraus resultieren Informationen, aus denen eindeutig hervorgeht, wer welche Applikation zuletzt genutzt hat. Grundsätzlich gibt es für die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, klare gesetzliche Vorgaben. Auch nimmt in vielen Unternehmen die Mitarbeitervertretung eine große Rolle bei der Wahrnehmung solcher Interessen ein.

Ablauf der Durchführung

Die technischen Voraussetzungen und die Durchführung einer Nutzungsvermessung sind relativ einfach. Ein professionelles Client-Management-Tool erlaubt auf Basis einer fortlaufend automatisierten Softwareinventarisierung mit wenig Zusatzaufwand die Einrichtung einer Vermessung.

 Massnahmen und Optionen

Je nach Ergebnis der Vermessung bieten sich verschiedene Massnahmen zur Umsetzung der Kosteneinsparung an:

  • Deinstallation: Das ist die naheliegendste und essenziellste Reaktion. Wenn Anwendungen seit langer Zeit nicht benutzt wurden, könnten diese manuell oder automatisch entfernt werden.
  • Softwarelandschaft reduzieren: Je nach Nutzungsverhalten könnte das Anwendungsportfolio konsolidiert und die Anzahl der Hersteller reduziert werden. Das verringert Komplexität im Lizenzmanagement sowie im Helpdesk.
  • Wartungsverträge optimieren: Wartungsverträge auf Lizenzen, die überhaupt nicht oder nur für ältere Produktversionen genutzt werden, könnten zum nächsten möglichen Zeitpunkt reduziert werden. Diese Maßnahme hängt jedoch davon ab, ob die Lizenz- und Wartungsbedingungen des Herstellers dies erlauben.
  • Kauf von Updates einschränken: Aus Gründen des technischen Supports werden für Anwendungen, die nicht unter Wartung stehen, immer wieder Updatelizenzen für die aktuelle Version beschafft. Wenn man dabei ungenutzte Installationen ausnimmt, kann der Umfang der einzukaufenden Lizenzen reduziert und Geld eingespart werden.
  • Rahmenverträge neu verhandeln: Werden Anwendungen nicht mehr in dem Ausmaß genutzt, wie ursprünglich angenommen, ist es sinnvoll Rahmenverträge neu zu bewerten. Mit einer taktischen Kündigung und Neuverhandlung lassen sich unter Umständen deutlich verbesserte Konditionen verhandeln.
  • Verkauf nicht mehr gebrauchter Lizenzen: Nach Urteilen des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) sei die Veräußerung bzw. der Erwerb von gebrauchten Softwarelizenzen unter bestimmten Bedingungen legal und rechtskräftig.

 Autor: Torsten Boch, Senior Product Manager bei Matrix42

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