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Datenerfassung zu jeder Zeit an jedem Ort

Unternehmen erhalten täglich eine Flut an Dokumenten von Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden und sind zudem noch gigantische Dokumentenproduzenten. Diese Datenmassen gilt es zu beherrschen.

Die tägliche Flut an Daten muss in die richtigen Kanäle geleitet und schnellstmöglich weiterverarbeitet werden. Denn letztlich sollen die darin enthaltenen Informationen in Kapital umgewandelt werden.

Geschäftsabläufe vereinfachen

Durch den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen können Geschäftsabläufe entscheidend automatisiert und vereinfacht werden. Hierbei ist nicht nur die Menge, sondern auch die Art der Daten eine Herausforderung. Verantwortliche sehen sich mit einer Vielzahl von Datenquellen und -formaten konfrontiert, die eine fehlerfreie Dokumenten- sowie Datenerfassung und -bearbeitung über den gesamten Lifecycle hinweg erfordern. Dank des hohen Automatisierungsgrades schaffen hier Systeme für die automatische Datenerfassung sowie das Dokumentenmanagement entscheidende Abhilfe.

Wandel der Arbeitswelt und der Technologie

Heute müssen Unternehmen im Dokumentenmanagement bereits Multichannel Capture unterstützen. Der Trend zum dezentralen Arbeiten hält weiter an – nicht immer sitzen alle Mitarbeiter eines Unternehmens direkt vor Ort in der Zentrale sondern sind verteilt auf Zweigstellen, Home
Office oder sie arbeiten gar flexibel von unterwegs oder direkt vor Ort beim Kunden. Das Scannen, Erfassen, Indizieren, Durchsuchen, Verarbeiten und Archivieren digitaler Images, elektronischer Dokumente sowie von Inhalten aus elektronischen Formularen erfolgt mittlerweile also immer öfter über die unterschiedlichsten Kanäle wie zum Beispiel Scanner, Multifunktionsgeräte (MFPs), E-Mail, Fax und verstärkt mithilfe mobiler Endgeräte.

Dementsprechend hat sich Capture konsequent weiterentwickelt: vom simplen Scannen von Papier direkt an einem oder mehreren Standorten hin zur Erfassung von Informationen aus den unterschiedlichsten Kanälen. Um dezentrale Geschäftsstellen und mobile Mitarbeiter in einen Geschäftsprozess einbinden zu können, bietet sich zunehmend auch eine Dokumentenerfassung sowie -verarbeitung z.B. in der Cloud an. Dank der neuen Web-Technologien können Aufwände von der Zentrale auf die dezentrale Einheit verlagert werden und Ausgaben für die lokale Software-Verteilung und Wartung entfallen. Gleichzeitig gewinnen die Unternehmen an Flexibilität und können beispielsweise auch Mitarbeiter im Home Office mit ihrer DMS-Lösung unterstützen.

B2C-Einsatzszenarien

Spätestens seit der Durchdringung des Unternehmensalltags mit Smartphones und Tablets gewinnt das Thema der ortsunabhängigen Dokumentenerfassung an Fahrt. Hiervon versprechen sich viele Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvor-teile – sei es, indem sie damit ihren Kundenservice verbessern oder auch die eigene Reaktionszeit auf Kundenanfragen verkürzen. Mit der richtigen technologischen Unterstützung lässt sich beides bewerkstelligen und gleichzeitig sogar eine Kostenreduktion herbeiführen. Vor allem der Banken- und Finanzsektor nimmt hier eine wichtige Vorreiterrolle ein. Bereits heute ermöglicht er seinen Kunden, via Handy Überweisungsträger automatisch auszulesen und weiterzuverarbeiten. Auch das Einreichen von Schadensfällen an Versicherungen – etwa nach einem Verkehrsunfall – mit mobilem Endgerät ist denkbar, um damit die lange Wartezeit auf etwaige Rückzahlungen zu minimieren und Klärungen schneller herbeizuführen.

B2B-Einsatzszenarien

Gleichzeitig profitieren auch die Mitarbeiter im Unternehmen von den Technologien für mobiles Arbeiten. Die «Mobile Workforce», wie etwa der Aussendienst oder der Transport- und Logistik-bereich, gewinnt mit der Möglichkeit zur Daten-erfassung vor Ort beim Kunden wertvolle Freiheiten. Doch nicht nur im Kundendienst, sondern auch im B2B-Segment werden Lösungen für den mobilen Dokumenten-Scan ihren Weg in die Organisationen finden. Sei es, um Spesenabrechnungen für Geschäftsreisen vor Ort zu erfassen und zu archivieren oder Versicherungsanträge automatisch zu bearbeiten. Sogenanntes On-Demand-Capture, das heisst die Möglichkeit zur Erfassung von Informationen direkt am Entstehungspunkt, per Scanner, MFP oder mobilem Endgerät zu jeder Zeit und an jedem Ort, kristallisiert sich hierbei immer mehr als Wachstumsmarkt für Multichannel Capture heraus.

Einfachheit

Doch eine umfassende Verwaltung von Dokumenten beginnt bereits bei der fehlerfreien Erfassung, rechtskonformen Extraktion und regelbasierten Validierung der Daten – egal ob im Unternehmen direkt oder unterwegs. Dies kann über eine externe Lösung bewerkstelligt werden, die per Schnittstellen in das bestehende System integriert wurde. Diese übernimmt auch den Abgleich mit den Backend-Daten und leitet den weiteren Bearbeitungsvorgang ein, bevor es schliesslich die Archivierung im Backend-System initiiert. Erst wenn die genutzte DMS-Lösung den gesamten
Arbeitsprozess abdeckt und weitestgehend automatisiert, egal von welchem Ort aus, erfüllt sie eines der wichtigsten Kriterien überhaupt: die Arbeit des Anwenders wird drastisch vereinfacht.

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Autor: Markus Pichler ist Director Business Unit Solutions bei der ABBYY Europe GmbH
www.abbyy.de
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