Das Büro von Morgen: Aus der Gegenwart für die Zukunft lernen

Die aktuelle Krise bringt umfassende Veränderungen mit sich, sowohl für den privaten, als auch für den beruflichen Raum. Das traditionelle Grossraumbüro ist aufgrund von Restriktionen, Kontaktbeschränkungen und Hygienevorschriften für viele Arbeitnehmer keine Option mehr. Zahlreiche Arbeitgeber boten ihren Mitarbeitern über Nacht die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten. Um Unternehmen bei ihrem Weg in die unsichere Zukunft zu unterstützen, gibt Michael Gubelmann von Citrix Handlungsempfehlungen für das effiziente Büro von Morgen. 

Die Vergangenheit 

Die COVID-19-Pandemie führte im März bei vielen Arbeitnehmern zu einem abrupten Wechsel ins Home Office. Über Nacht mussten technische Infrastrukturen zur Verfügung gestellt werden, die das Büro von einem analogen zu einem digitalen Ort machten. Wie lange Veränderungen und Unsicherheit unseren privaten, aber auch beruflichen Alltag noch bestimmen, ist fraglich. Nach den Lockerungen in den Sommermonaten bringt der Herbst nun erneut zahlreiche Herausforderungen mit sich. Auch die entfernte Zukunft ist ungewiss. Unternehmen müssen jetzt erkennen, dass ein Schritt zurück nicht die richtige Antwort auf die kommenden Herausforderungen sein wird. Das traditionelle Büro und die etablierte Präsenzkultur scheinen nicht zukunftsfähig zu sein. Ein genauer Blick auf die Gegenwart kann Unternehmen einen entscheidenden Vorteil verschaffen. Neben der technologischen Infrastruktur müssen dabei auch die Wünsche der Mitarbeiter in den Fokus rücken.

Die Gegenwart 

In einer Citrix-Umfrage in Deutschland geben 63 Prozent der Befragten an, dass das Home Office konkurrenzfähig mit dem Konzept des traditionellen Büros sei, wenn es mit der entsprechenden Technologie ausgestattet ist. 41 Prozent wollen in Zukunft öfter von Zuhause arbeiten, ein Drittel wünscht sich flexible Arbeitsplatz-Lösungen. Die deutsche Umfrage zeigt jedoch auch eine zukünftige Herausforderung für Unternehmen: Über ein Drittel der Befragten greift auf Anwendungen oder Tools zurück, die teilweise explizit von der IT-Abteilung des Unternehmens verboten wurden, sogenannte Schatten-IT. 53 Prozent nutzen dabei Instant-Messenger, 51 Prozent Videokonferenz-Software und 43 Prozent soziale Medien. Um die physische Trennung von Kollegen zu überbrücken, greifen die Arbeitnehmer auf verbotene Technologie zurück. Dabei ist Sicherheit das höchste Gut, wenn es um flexible Arbeitsmodelle für Unternehmen geht.

Neben der Schatten-IT zeigt die Untersuchung ein weiteres Risiko auf: 59 Prozent der Befragten nutzen ihre eigenen Geräte, um zu arbeiten. Auch hier können gravierende Sicherheitsrisiken entstehen, die Unternehmen erkennen und proaktiv beheben müssen. Neben den Gefahren offenbaren die Zahlen aus Deutschland auch Chancen: So sehen 53 Prozent der Befragten die traditionellen Unternehmenshierarchien im Rahmen der COVID-19-Pandemie aufweichen und 52 Prozent glauben, dass sich ein neues Verständnis für die menschliche Komponente am Arbeitsplatz etablieren wird. Ausserdem geben 38 Prozent der Befragten an, dass sich durch flexible Arbeitsmodelle und Home Office Regelungen eine digitale Unternehmenskultur etablieren wird.

Auch in der Schweiz deuten die Zahlen daraufhin, dass das Home Office gekommen ist, um zu bleiben. Laut einer Befragung von Deloitte Schweiz ist der Anteil der Schweizer Beschäftigten, die von Zuhause arbeiten, im Rahmen der COVID-19-Pandemie von 25 Prozent auf 50 Prozent gestiegen. Dabei gaben 34 Prozent der 1.500 Befragten an, dass sie auch nach den Restriktionen weiterhin aus dem Home Office arbeiten werden. Gleichzeitig betonen über 70 Prozent, dass sie zuhause effizienter oder genauso effizient arbeiten können, wie im Büro. Mitarbeitern flexible Arbeitsplatzmodelle anzubieten, kann sich für Unternehmen also lohnen. Die Befragten identifizieren jedoch auch Nachteile bei der Art und Weise, wie sie im Home Office arbeiten. 20 Prozent sehen in der Isolation von Kollegen ein Problem, 16 Prozent haben Zuhause keinen eigenen Arbeitsbereich, sodass sie oftmals gestört werden.

Was die Ergebnisse aus beiden Ländern zeigen: Effizientes Arbeiten ist auch von zuhause aus möglich. Unternehmen müssen dies erkennen und neuartige Arbeitsmodelle in die Unternehmenskultur integrieren. Was den Arbeitnehmern im Home Office fehlt, ist der Austausch zwischen Kollegen. Die Zahlen aus Deutschland implizieren, dass durch Schatten-IT versucht wird, eine Möglichkeit zum Austausch mit anderen Mitarbeitern zu schaffen. Ähnliche Befunde zeichnen sich auch in der Schweiz ab. Die Befragten nennen fehlende soziale Interaktion als einen der grössten Nachteile des Home Office. Arbeitgeber müssen erkennen, dass das Büro neben dem Arbeitsplatz auch einen Raum für soziale Interaktionen und Austausch darstellt. Stellen sie ihren Mitarbeitern die benötigte Technologie zur Verfügung, um flexible Zusammenarbeit zu ermöglichen, erhöhen sie die Sicherheit und unterstützten gleichzeitig eine effiziente Arbeitsweise.

Die Zukunft 

Die vergangenen Monate haben gezeigt: Die Zukunft ist ungewiss, eine vollständige Rückkehr in Grossraumbüros scheint auf absehbare Zeit nicht möglich. Arbeitgeber müssen nun erkennen, dass die Veränderungen zahlreiche Vorteile mit sich bringen und Angestellte das flexible Home Office schätzen. Sie wollen in Zukunft nicht mehr zurück in die alten, starren Arbeitsmodelle. Es gilt jetzt, die bereits vollzogenen Veränderungen als Basis zu nutzen und mit den neu gewonnen Erkenntnissen weiter auszubauen. Die Weichen für eine ganzheitliche Veränderung wurden bereits gestellt. Die grossen Herausforderungen in der Zukunft sind die umfassende Sicherheit der Arbeitsplätze und die Etablierung einer neuen Unternehmenskultur, die die Vorzüge der neuen Arbeitsmodelle optimal unterstützt. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit den notwendigen Technologien ausstatten, profitieren von deren effizienter Arbeitsweise. Digital Workspaces ermöglichen es den Mitarbeitern etwa, effektiv zusammenzuarbeiten, losgelöst von physischen Grenzen. Die Technologie ermöglicht einen Austausch. Dadurch besteht auch kein Bedarf mehr für Schatten-IT, was zu einer gesteigerten Sicherheit führt. Unternehmen müssen erkennen, dass das Büro von Morgen gekennzeichnet ist durch innovative Technologie und flexible Arbeitsmodelle.

Autor: Michael Gubelmann ist
Country Manager Schweiz
bei Citrix, www.citrix.comIllustrationsbild: AdobeStock/Studio Romantic

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