Bereit für die digitale Transformation?

Die Vernetzung von Wirtschaft und Digitalisierung öffnet täglich Türen für neue Geschäftsmodelle, Dienstleistungen oder Strukturen. Ganze Branchen können durch die Digitalisierung umgewälzt werden – wir haben dies gesehen im Musikbusiness, erleben es heute gerade im Taxi-Business (Uber!) und vielleicht auch bald im ganzen Finanz- und Währungssystem (Kryptowährung!).

Unser Leben hat sich dank Internet, Smartphones und Cloud Computing stark verändert. Dies gilt insbesondere für die Arbeitswelt. Mit dem Begriff «Industrie 4.0» wird indes die vierte industrielle Revolution eingeläutet: Die Schweizer Wirtschaft befindet sich in einem umwälzenden Wandlungsprozess. Gemeint ist mit «Industrie 4.0», dass nach der Mechanisierung, Elektrifizierung und Automatisierung nun die vierte industrielle Revolution im Gange ist – die Digitalisierung. Heute ändern sich diverse Geschäftsprozesse mit einer unglaublich hohen Geschwindigkeit dank dem Treiber Digitalisierung. Kein einziges Unternehmen kann es sich heute mehr leisten, die digitale Transformation einfach ausser Acht zu lassen. Sind Sie bereit dafür?

Verpassen Sie nicht den Anschluss

Wenn es um ganz alltägliche Geschäftsdaten in einem Unternehmen geht, wie etwa um Verträge, Korrespondenz, Rechnungen usw., sieht man immer mehr, wie die digitale Transformation greift: Systeme für digitale Erfassung und Archivierung von Dokumenten sind immer gefragter – nicht zuletzt, um die rechtskonforme Aufbewahrung von Archiven zu gewährleisten. Oder ganz einfach, weil Routinearbeiten durch definierte Prozesse vereinfacht oder gar automatisiert werden können. Aus einer einfachen digitalen Archivierungslösung hat sich heute ein umfassendes Enterprise Content Management(ECM)-System entwickelt.

Eines ist klar, wer sich nicht darauf vorbereitet, kann sehr schnell den Anschluss verpassen. Und das kann fatal sein in der heutigen Zeit. Etliche Mal wird nach dem Patentrezept in Sachen Digitalisierung gefragt. Gibt es eine richtige Antwort darauf? Vielleicht hilft dieser Tipp: Bei der Digitalisierung der Unternehmensdaten geht es in erster Linie darum, individuelle und schrittweise Anpassungen vorzunehmen. Wer diese Anpassungen tätigt, profitiert in der Zukunft von effektiverem Arbeiten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mehr Zeit für das Wesentliche und sind stets über das aktuelle Geschehen im Unternehmen
informiert.

Wettbewerbsvorteile dank Digitalisierung

Moderne Enterprise Content Management(ECM)-Systeme sorgen für effizientere Geschäftsabläufe. Das ist heute auch notwendig, denn Unternehmen haben mit immer mehr geschäftsrelevanten Daten zu tun – Stichwort: Big Data. Diese Daten können dank ECM-Systemen übersichtlich abgelegt und klar strukturiert werden. Die relevanten Informationen sind somit leichter zugänglich und wiederauffindbar. Durch ein modernes, digitales Archiviersystem werden Papierarchive hinfällig und das lange Suchen nach Dokumenten hat ein Ende.

Eine Lösung ganz im Sinne von «Industrie 4.0» für die Herausforderungen der heutigen Zeit bietet ELO Digital Office. Die Software besteht im Kern aus einem effizienten Dokumenten-Management-System (DMS). Dieses verwaltet und archiviert aber nicht nur Dateien, sondern lässt sich mit unterschiedlicher Software kombinieren und überbrückt so auf intelligente Weise Schnittstellen, bzw. verschiedene Informationsquellen. Das beschleunigt den Durchlauf von Dokumenten sowie die Prozesskontrolle. Sei es, dass der Kunde rechtzeitig die Baufreigaben erteilt oder man erinnert wird, dass Rechnungen noch nicht freigegeben sind und somit ein Skonto-Verlust droht.

Unternehmensweite Wissensplattform

Als einer der ersten ECM-Hersteller hat ELO seine Software nun auch um Collaboration-Funktionen im Sinne eines «Community-driven Knowledge Management» erweitert. Die neue Funktionalität wurde an der diesjährigen CeBit präsentiert. Neben der Bündelung und Vernetzung von unternehmensweit verstreutem Wissen kommt dem Aspekt des Ideenmanagements eine hervorgehobene Bedeutung zu. Diese neue Möglichkeit einer unternehmensweiten Wissensplattform ist sehr interessant, denn Mitarbeiter können damit aktiv partizipieren und sich an der Lösungsfindung und Ideengenerierung beteiligen, ist man bei ELO überzeugt.
Über die zentrale Informations- und Wissensplattform lassen sich Wissensaufbau und -transfer effektiv und effizient gestalten. Den Wissen ist kostbar und viele Unternehmen vernachlässigen es, brachliegende Wissensressourcen zu erschliessen.

Autor: Helmar Steinmann ist Niederlassungsleiter der ELO Digital Office CH AG

Illustrationsbild: Shutterstock.com/Peshkova

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