40 Jahre «Papierloses Büro»

Smarte Mitarbeiter nutzen im Arbeitsalltag mobile Geräte und bedrucktes Papier. Dies ergab die «Smart Worker Umfrage 15». Wir befragten dazu
Cesare Marasco, Chief Marketing Officer (CMO), Brother (Schweiz) AG.

40 Jahre «papierloses Büro» und es wird so viel ausgedruckt wie noch nie. Bleibt das «papier-lose Büro» eine Illusion?
Meiner Meinung nach, Ja! Kaum ein Arbeitsplatz ist papierlos, im Gegenteil: Gedruckt wird beständig und auf hohem Niveau. Ein Grund dafür ist, die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsplätze – auch in der Produktion. Dies führt dazu, dass der Einzelne zwar weniger ausdruckt, jedoch in der Masse immer mehr ausgedruckt wird.

Wie sehen Sie generell die Zukunft des «papierlosen Büros»?
Wir sehen Tendenzen hin zur vermehrten Digitalisierung, durch den Einsatz von Scannern und Multifunktionsgeräten, häufig direkt am Arbeitsplatz. Auch die Nachfrage nach intelligenten und einfach zu handhabenden Dokumentenmanagement-Lösungen unterstützt den Weg zur Digitaliserung der Arbeitsprozesse. Wir sehen bei unseren Kunden in der Praxis aber auch, dass papierbasierter und digitaler Workflow parallel laufen und erst im Bereich der Archivierung zusammenfliessen. Das Archiv wird vermehrt nur noch digital geführt. Trotzdem sehen wir keine Anzeichen für ein echtes papierloses Büro in der näheren Zukunft.

Der Grad der Digitalisierung nimmt durch die zunehmende Mobilisierung der Arbeitswelt zu. Welches sind die Gründe, dass wir trotzdem nicht vom Ausdruck loslassen können?
Fakt ist, dass bereits heute ein Grossteil der Büroarbeit auf digitaler Basis, unterstützt durch moderne Kommunikationstools und Apps, erfolgt. Trotzdem haben wir immer noch eine grosse Affinität zum Papier. Vielleicht wird sich dies in den nächsten Generationen ändern. Die Gründe, dass ausgedruckt wird, sind sehr unterschiedlicher Natur, aber auch rechtliche Vorschriften oder Kundenbedürfnisse führen dazu, dass papierbasierte Prozesse in jedem Unternehmen noch vorhanden sind. Als Beispiele seien nur der Versand von Rechnungen, Verträge oder Dokumente für Meetings genannt.

In der aktuellen SmartWorker-Umfrage kommt bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit für Tintenstrahldrucker ein konträres Resultat zwischen Nutzern und «Gegnern» der Technologie heraus. Hat Sie dies überrascht und woran liegt das?
Überrascht waren wir nicht. Diese unterschiedlichen Bewertungen der Drucksysteme stellen wir auch bei unseren Kunden fest. Einer der Gründe dafür liegt in der historischen Betrachtung der Tintenstrahltechnologie. So hatten bis vor wenigen Jahren Tintenstrahldrucker den Ruf, hohe laufende Kosten zu verursachen, galten als zu wenig leistungsfähig im Büroalltag und als sehr störungsanfällig. Dies hat sich heute grundsätzlich gewandelt und moderne Tintenstrahldrucker sind genauso für den Büroalltag geeignet wie Laserdrucker. Wir investieren daher in beide Technologien, weil wir überzeugt sind, dass beide Technologien ihre Vorteile haben.

Wie entscheide ich, ob Tintenstrahl- oder Laserdrucker das richtige Drucksystem ist?
Für eine Entscheidung ist es wichtig, die Druckgewohnheiten zu kennen. Benötige ich eine hohe Druckqualität, z.B. für Fotos, dann hat ein Inkjetdrucker Vorteile. Laserdrucker hingegen haben Vorteile bei hohen Druckvolumen und den ausbaufähigen Möglichkeiten beim Papierhandling. Eine Überschneidung beider Technologien sehen wir im mittleren Segment mit ca. 1000 Seiten/pro Monat Druckvolumen.

«Kaum ein Arbeitsplatz ist papierlos, im Gegenteil: Gedruckt wird beständig und auf hohem Niveau.»  Cesare Marasco ist  Chief Marketing Officer (CMO) bei  Brother (Schweiz) AG
«Kaum ein Arbeitsplatz ist papierlos, im Gegenteil: Gedruckt wird beständig und auf hohem Niveau.» Cesare Marasco ist Chief Marketing Officer (CMO) bei Brother (Schweiz) AG

Nachhaltigkeit und Kostenersparnis sind bei den Druckern und Multifunktionsgeräten ein wichtiges Thema. Welches sind, Ihrer Ansicht nach, die zukünftigen technologischen Trends?
Eine wesentliche Herausforderung sehen wir, dass der Druckprozess mehr und mehr integraler Bestandteil beim Dokumentenmanagement wird. Die Automatisierung und Digitalisierung, auch unter Einbeziehung mobiler Endgeräte verlangen nach einen hohen Grad an Vernetzung. In der Zukunft spielen benutzerfreundlichen Apps, die nicht nur für eine kabellose Steuerung eines Druckers/Multifunktionsgerätes über Smartphone und Tablet sorgen, sondern dem Nutzer helfen seine Arbeitprozesse zu Digitalisieren und Sicherheitsthemen wie Follow-me-Printing, sowie Lösungen fürs Druckmanagement, z.B. b-guard von Brother, welches die vollständige Transparenz und Kontrolle über jeden Druckerpark ermöglicht, eine grosse Rolle. Zudem werden nebst einer benutzerfreundlichen Bedienung und günstige Unterhaltskosten auch vermehrt Technologien zur Energieeinsparung sowie eine umweltgerechte Produktgestaltung Kaufentscheidungen beeinflussen.

Das Thema Sicherheit scheint bei den Befragten trotz der NSA-Veröffentlichungen kaum eine grosse Rolle zu spielen. Gehen beim Thema IT-Sicherheit die Unternehmen und Nutzer zu leichtsinnig damit um?
Leichtsinnig würde ich nicht sagen, wir stellen schon fest, dass IT-Sicherheit sehr präsent in den Unternehmen ist, jedoch beim Printing häufig noch eine untergeordnete Rolle spielt. Insbesondere mit dem Trend BYOD wird aber das Thema Follow-Printing wichtiger werden. Der Schutz, dass Unbefugte an ausgedruckte Dokumente gelangen können, wird in Zukunft mehr an Beachtung finden.

Welchen Einfluss werden mobile Endgeräte auf die papierbasierten Arbeitsprozesse haben?
Hier erleben wir zwei gegensätzliche Bewegungen. Zum einen gibt es Apps, die papiergebundene Prozesse aufs mobile Gerät bringen. Als Beispiel: das Flugticket, welches ich nicht mehr ausdrucken muss, sondern direkt auf dem mobilen Gerät erhalte und damit gleich einchecken kann. Aber es gibt auch den Trend in die andere Richtung, dass man heute von jedem mobilen Gerät an jedem beliebigen Ort ausdrucken möchte, z.B. um mir noch vor einem Meeting für Notizen wichtige Unterlagen auszudrucken. Das sind zwei Beispiele, die zeigen, dass Informationen mobil verfügbar sind, die Mitnahme von Papier somit nicht mehr zwingend notwendig ist und trotzdem die Nutzung der digitalisierten Daten unterschiedlich erfolgt. Mobile Geräte, wie Smartphones, Tablet und Notebook werden die alten Arbeitsmittel ergänzen, aber die papierlose Revolution wird noch auf sich warten lassen.

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